作者：吳佩諭       律師

審閱：葉奇鑫　律師

現行民事訴訟實務上，原告向法院提起訴訟後，法院通常會發函要求原告陳報被告之戶籍謄本，原告則以該函文為據向各戶政事務所申請被告之戶籍謄本。然而，戶籍謄本所記載者乃被告之個人資料，且各地方之戶政事務所均屬公務機關，受現行之電腦處理個人資料保護法規範，是戶政事務所提供被告戶籍謄本予原告之行為應有電腦處理個人資料保護法之適用，而應於符合電腦處理個人資料保護法規定之情況下方得以提供戶籍謄本予申請人。

公務機關利用個人資料之限制

按電腦處理個人資料保護法第3條第5款之定義，所謂個人資料利用係指「公務機關或非公務機關將其保有之個人資料檔案為內部使用或提供當事人以外之第三人」，故戶政事務所上開行為無疑為對個人資料之利用。就公務機關對個人資料之利用行為，電腦處理個人資料保護法第8條規定：「公務機關對個人資料之利用，應於法令職掌必要範圍內為之，並與蒐集之特定目的相符。但有左列情形之一者，得為特定目的外之利用：一、法令明文規定者。二、有正當理由而僅供內部使用者。三、為維護國家安全者。四、為增進公共利益者。五、為免除當事人之生命、身體、自由或財產上之急迫危險者。六、為防止他人權益之重大危害而有必要者。七、為學術研究而有必要且無害於當事人之重大利益者。八、有利於當事人權益者。九、當事人書面同意者。」故而，戶政事務所提供戶籍謄本予原告之行為若非屬法令執掌必要範圍並與蒐集之特定目的相符，則其須有電腦處理個人資料保護法第8 條但書所規定之各款事由始得為之，否則即有違反電腦處理個人資料保護法規定之疑慮。

戶政事務所之法令執掌範圍

依戶籍法第65條第1項及第3項規定：「本人或利害關係人得向戶政事務所申請閱覽戶籍資料或交付戶籍謄本；申請人不能親自申請時，得以書面委託他人為之。」、「戶籍謄本之格式及利害關係人範圍，由中央主管機關定之。」由此可見，經利害關係人申請後提供閱覽戶籍資料或交付戶籍謄本係為戶政事務所之法令職掌範圍事務。另依內政部訂定之「申請戶籍謄本及閱覽戶籍登記資料處理原則」第2點規定：「第1點第2款所稱利害關係人，指與當事人具有下列各款情形之一者：（一）契約未履行或債務未清償。（二）同為公司行號之股東或合夥人，且為執行職務所必要。（三）訴訟繫屬中之兩造當事人。（四）當事人之配偶、直系血親、直系姻親或旁系三親等內之血親。（五）戶長與戶內人口。（六）其他確有法律上權利義務得喪變更之關係。」是以，民事訴訟繫屬中之兩造當事人自得依戶籍法規定，以利害關係人身分向戶政事務所申請閱覽戶籍資料或交付戶籍謄本，且此應為戶政事務所之法令執掌範圍內事務，亦與其蒐集個人資料之特定目的相符，故戶政事務所交付戶籍謄本予民事訴訟原告之行為應無違電腦處理個人資料保護法規定，惟戶政事務所交付戶籍謄本前應審閱利害關係證明文件之正本，且僅得提供有利害關係部分之戶籍謄本（參見戶籍法第65條第2項及申請戶籍謄本及閱覽戶籍登記資料處理原則第3點）。

法院亦可職權調查證據

然而，若申請人所提供之證明文件不足以證明其與所申請戶籍謄本之當事人間確實為訴訟之兩造，例如，申請人僅提供姓名而因相同姓名者人數眾多難以確認何者為其訴訟相對人，則戶政事務所自得以申請人非戶籍法所規定之利害關係人為由拒絕提供戶籍謄本予申請人。若申請人因而無法取得訴訟相對人之戶籍謄本資料，且該資料為法院審理該訴訟上所必須，依民事訴訟法第288條及第289條規定，法院可依職權調查證據，並囑託戶政事務所為之，戶政事務所受囑託後依法即有調查之義務，而應為必要之調查