以個人資料保護法檢視「參與公開招標之廠商 檢附員工學歷、經歷資料於投標文件」之適法性
2012-10-04
作者:吳彥欽 律師
審閱:葉奇鑫 律師
政府採購案件公開招標時，為篩選投標廠商之履約能力，並提升採購品質，多半會針對投標廠商資格設限。在部分採購案件中，招標機關甚至要求投標廠商員工必須具備一定之學經歷，以佐證其履約能力，因此，投標廠商必須在投標文件中檢附員工學歷、經歷資料以符合投標資格，惟依個人資料保護法（以下簡稱本法）第2條第1款定義，員工學歷資料應屬於本法所稱「自然人之教育狀況」，而員工經歷資料則屬於本法所稱「自然人之職業」，故投標廠商蒐集員工之學經歷資料並使用於投標文件中之行為有本法之適用，從而，本文擬進一步討論上開行為之適法性。
一、 投標廠商蒐集員工學歷、經歷資料符合本法規範。
揆諸政府採購公開招標通常情況，參與投標者以民間企業為主，依本法第2條第8款定義，屬於非公務機關，應適用本法第三章之規定，合先敘明。
投標廠商取得員工學經歷資料應屬蒐集個人資料行為無誤，依本法第19條第1項規定，非公務機關對於個人學經歷資料之蒐集，應有特定目的並符合本條之法定情形。現實狀況中，投標廠商與員工之間存在僱傭或委任契約關係，且投標廠商係為管理員工人事資料而蒐集，理應具有法務部公布之「電腦處理個人資料保護法之特定目的及個人資料之類別」中代號０九七「其他合於營業登記項目或章程所定業務之需要」項目之特定目的，雙方亦具備本法第19條第1項第2款「與當事人有契約或類似契約之關係」，因此投標廠商蒐集員工學歷、經歷資料之行為，符合本法之規定。
二、 投標廠商將員工學歷、經歷資料使用於標案的人事資料中，是否符合個人資料保護法規定，則容有討論之餘地。
按投標廠商將員工學經歷資料檢附於標案的人事資料中屬利用個人資料之行為無疑，依本法第20條第1項之規定，投標廠商利用員工學經歷資料除有本項之法定情形外，應於蒐集之特定目的必要範圍內為之，承前述，投標廠商蒐集員工學經歷資料之特定目的乃「其他合於營業登記項目或章程所定業務之需要」。然而將員工學歷、經歷資料使用於標案的人事資料中是否屬於該特定目的必要範圍內，涉及該特定目的必要範圍之法律解釋問題，分述如下。
(一)若對特定目的必要範圍採狹義解釋，該行為則有違法之虞。
若對特定目的必要範圍採廣義解釋，則所謂「其他合於營業登記項目或章程所定業務之需要」除公司內部人事管理、投標廠商營業項目的日常營運與本身業務推動之用外，以在職員工之學經歷資料佐證公司專業能力與營運績效，應屬公司合法營運範疇，尚難謂逾越原本蒐集之特定目的必要範圍，因此，縱使未於蒐集之初即告知蒐集目的包括使用於參與投標文件，投標廠商將員工學歷、經歷資料使用於投標文件中，以之充實廠商的投標資格，仍未違反本法規定。
三、 結論
本文認廣義說見解應屬可採，亦即投標廠商將員工學經歷資料使用於標案的人事資料中，應符合個人資料保護法規定，然有鑒於政府機關對採購品質要求的提升，為確保得標廠商之履約能力，招標機關要求投標廠商檢附員工學歷、經歷資料的情形勢必日益增加，為避免未來實務認定該行為之適法性時有所爭議，本文建議廠商仍應取得目前在職員工使用其學經歷資料的書面同意、新進員工到職時一併取得使用個人資料之書面同意等，以避免任何可能之風險。
審閱:葉奇鑫 律師
政府採購案件公開招標時，為篩選投標廠商之履約能力，並提升採購品質，多半會針對投標廠商資格設限。在部分採購案件中，招標機關甚至要求投標廠商員工必須具備一定之學經歷，以佐證其履約能力，因此，投標廠商必須在投標文件中檢附員工學歷、經歷資料以符合投標資格，惟依個人資料保護法（以下簡稱本法）第2條第1款定義，員工學歷資料應屬於本法所稱「自然人之教育狀況」，而員工經歷資料則屬於本法所稱「自然人之職業」，故投標廠商蒐集員工之學經歷資料並使用於投標文件中之行為有本法之適用，從而，本文擬進一步討論上開行為之適法性。
一、 投標廠商蒐集員工學歷、經歷資料符合本法規範。
揆諸政府採購公開招標通常情況，參與投標者以民間企業為主，依本法第2條第8款定義，屬於非公務機關，應適用本法第三章之規定，合先敘明。
投標廠商取得員工學經歷資料應屬蒐集個人資料行為無誤，依本法第19條第1項規定，非公務機關對於個人學經歷資料之蒐集，應有特定目的並符合本條之法定情形。現實狀況中，投標廠商與員工之間存在僱傭或委任契約關係，且投標廠商係為管理員工人事資料而蒐集，理應具有法務部公布之「電腦處理個人資料保護法之特定目的及個人資料之類別」中代號０九七「其他合於營業登記項目或章程所定業務之需要」項目之特定目的，雙方亦具備本法第19條第1項第2款「與當事人有契約或類似契約之關係」，因此投標廠商蒐集員工學歷、經歷資料之行為，符合本法之規定。
二、 投標廠商將員工學歷、經歷資料使用於標案的人事資料中，是否符合個人資料保護法規定，則容有討論之餘地。
按投標廠商將員工學經歷資料檢附於標案的人事資料中屬利用個人資料之行為無疑，依本法第20條第1項之規定，投標廠商利用員工學經歷資料除有本項之法定情形外，應於蒐集之特定目的必要範圍內為之，承前述，投標廠商蒐集員工學經歷資料之特定目的乃「其他合於營業登記項目或章程所定業務之需要」。然而將員工學歷、經歷資料使用於標案的人事資料中是否屬於該特定目的必要範圍內，涉及該特定目的必要範圍之法律解釋問題，分述如下。
(一)若對特定目的必要範圍採狹義解釋，該行為則有違法之虞。
- 若對特定目的必要範圍採狹義解釋，則所謂「其他合於營業登記項目或章程所定業務之需要」應僅限於作為廠商是否與員工締結契約的判斷依據、締結契約後的內部人事管理以及一般營運之用，從而，將員工學歷、經歷資料使用於投標文件中，以之充實廠商的投標資格恐已逾越原本蒐集之特定目的必要範圍，因此投標廠商若未於蒐集之初即告知蒐集目的包括使用於參與投標文件，則該利用行為就必須符合本法第20條第1項各款之法定情形，否則即違反本法。
- 由本法第20條第1項各款觀之，其中2款至5款成立機會不大，而第1款「法律明文」規定可試著從政府採購法尋求法律依據。
- 依政府採購法第36條第1項：「機關辦理採購，得依實際需要，規定投標廠商之基本資格。」，準此，招標機關得規定投標廠商員工必須具備一定學歷、經歷，並要求檢附相關資料於投標文件中以便審核，惟法律雖規定招標機關得要求投標廠商於投標時應檢附員工學歷、經歷資料，但是否可衍生作為投標廠商利用員工學歷、經歷資料於投標文件上之法律明文規定，解釋上則不無疑義。從文義解釋出發，上開法規僅可推導出機關得要求投標廠商應檢附其員工之學經歷資料於投標文件中，然若要作為投標廠商利用員工個人資料的法律明文依據，恐已逾越法條文義可能理解之範圍；此外，依規範目的觀之，政府採購法目的在於透過對投標廠商資格限制，確保投標廠商的履約能力，以之提升機關採購品質、促進行政效率與增進公共利益，就其立法目的而言，亦難得出該法有賦予投標廠商利用員工個人資料之權利。因此投標廠商利用員工學經歷於投標文件中，缺乏法律明文規定支持。
若對特定目的必要範圍採廣義解釋，則所謂「其他合於營業登記項目或章程所定業務之需要」除公司內部人事管理、投標廠商營業項目的日常營運與本身業務推動之用外，以在職員工之學經歷資料佐證公司專業能力與營運績效，應屬公司合法營運範疇，尚難謂逾越原本蒐集之特定目的必要範圍，因此，縱使未於蒐集之初即告知蒐集目的包括使用於參與投標文件，投標廠商將員工學歷、經歷資料使用於投標文件中，以之充實廠商的投標資格，仍未違反本法規定。
三、 結論
本文認廣義說見解應屬可採，亦即投標廠商將員工學經歷資料使用於標案的人事資料中，應符合個人資料保護法規定，然有鑒於政府機關對採購品質要求的提升，為確保得標廠商之履約能力，招標機關要求投標廠商檢附員工學歷、經歷資料的情形勢必日益增加，為避免未來實務認定該行為之適法性時有所爭議，本文建議廠商仍應取得目前在職員工使用其學經歷資料的書面同意、新進員工到職時一併取得使用個人資料之書面同意等，以避免任何可能之風險。